Politique de réservation des salles du Centre d'apprentissage de la bibliothèque de Charlottetown

Cette politique fournit des lignes directrices et des principes qui régissent l'utilisation des salles et des autres espaces réservables du Centre d'apprentissage de la bibliothèque de Charlottetown. Lorsque ces espaces ne sont pas utilisés pour les programmes et services de la bibliothèque, ils peuvent être mis à la disposition du public, soit par location, soit par réservation gratuite. L'utilisation de ces espaces est régie par les termes et conditions de cette politique.

Le Service des bibliothèques publiques de l'Î.-P.-É. (PLS) soutient la déclaration de la Fédération canadienne des associations de bibliothécaires (CFLA) sur la liberté intellectuelle et les bibliothèques, qui stipule que « les bibliothèques ont la responsabilité fondamentale de sauvegarder et d'encourager la liberté d'expression et le droit à des lieux et à des conditions sûrs et accueillants.  À cette fin, les bibliothèques mettent leurs espaces publics et leurs services à la disposition des individus et des groupes sans discrimination ».  Selon l'interprétation de la CFLA, cela signifie que « les bibliothèques financées par des fonds publics qui mettent des espaces d'exposition et des salles de réunion à la disposition du public qu'elles desservent doivent mettre ces installations à disposition sur une base équitable, quelles que soient les croyances ou les affiliations des individus ou des groupes qui demandent à les utiliser ».

La bibliothèque reconnaît que des individus et des groupes peuvent être en profond désaccord avec les idées et les points de vue exprimés dans les espaces de la bibliothèque.  Cependant, conformément à sa valeur de liberté intellectuelle, la bibliothèque ne restreindra pas la liberté d'expression au-delà des limites prescrites par la loi canadienne.  Les personnes et les groupes qui utilisent les espaces de la bibliothèque ne doivent pas enfreindre les lois canadiennes ou provinciales ou les règlements municipaux, y compris, mais sans s'y limiter, la Charte canadienne des droits et libertés, la loi sur les droits de la personne de l'Île-du-Prince-Édouard et le Code criminel du Canada, y compris les lois sur le droit d'auteur.  Toutes les politiques de la bibliothèque, y compris la politique sur les droits et responsabilités des membres, s'appliquent à tous les espaces de la bibliothèque.

L'autorisation d'utiliser les espaces réservables ne signifie pas que la bibliothèque approuve les activités, les idées, les positions ou les objectifs d'un groupe ou d'un individu.

Conditions générales

• Les locataires doivent être âgés d'au moins 16 ans.
• Les espaces réservables ne peuvent être utilisés à des fins incompatibles avec l'environnement de la bibliothèque, qui nuisent aux activités régulières de la bibliothèque ou qui portent atteinte à la vie privée, à la tranquillité et à la sécurité des autres locataires du bâtiment.
• Le personnel de la bibliothèque doit avoir accès aux espaces à tout moment et peut assister gratuitement à tout événement, réunion ou programme organisé dans les locaux de la bibliothèque afin de vérifier que les politiques de la bibliothèque sont respectées.
• Les programmes de la bibliothèque et les programmes, activités et réunions coparrainés sont prioritaires pour l'utilisation de tous les espaces réservables.  Une fois les besoins de la bibliothèque satisfaits, les espaces sont disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi.  La bibliothèque se réserve le droit d'annuler une réservation si l'espace doit être utilisé par la bibliothèque.
• Les frais de location et tous les autres frais liés à des éléments tels que la sécurité et les annulations sont révisés au moins une fois par an par la direction de la bibliothèque.  Une liste des tarifs, des salles disponibles, de l'équipement, des heures et des paramètres horaires est disponible sur cllcroomrentals.ca. Les organisations à but non lucratif et les organismes de bienfaisance enregistrés bénéficient de tarifs réduits.  Les particuliers et les ministères et organismes gouvernementaux doivent payer le tarif commercial.
• Afin d'assurer une utilisation équitable, les espaces ne peuvent pas être réservés indéfiniment pour une utilisation continue.  Les réservations sont limitées à trois (3) par mois pour un individu ou un groupe.  Les réservations hebdomadaires récurrentes seront limitées à la discrétion de la direction de la bibliothèque.  La bibliothèque peut restreindre davantage les réservations si cela s'avère nécessaire à son fonctionnement.
• La bibliothèque ferme en fonction des fermetures de la fonction publique provinciale, y compris les jours fériés et les intempéries.  Pendant les soirées et les fins de semaine, les décisions de fermeture pour cause de mauvais temps sont prises par la direction de la bibliothèque.  En cas de fermeture, toutes les réservations seront annulées et reportées si possible.  Les titulaires d'une réservation doivent s'informer sur les possibilités de report.
• Toutes les zones de la bibliothèque, y compris les espaces réservables, sont surveillées par vidéo.  L'intimité des locataires n'est pas garantie et les fenêtres intérieures doivent rester ouvertes.  Dans des cas particuliers, la direction de la bibliothèque peut accorder l'autorisation de couvrir les fenêtres.
• Toutes les annonces et publicités doivent clairement spécifier le nom officiel du locataire et ne doivent pas laisser entendre que l'événement est organisé ou parrainé par la bibliothèque.  Le logo du Service des bibliothèques de l'Î.-P.-É., le logo du gouvernement de l'Î.-P.-É. ou le logo du Centre d'apprentissage de la bibliothèque de Charlottetown ne peuvent pas être utilisés dans les publicités.
• Les utilisateurs sont responsables de l'installation, du démontage et de la remise en état de l'espace.  Les utilisateurs ne sont pas autorisés à déplacer des meubles provenant d'autres espaces de la bibliothèque sans autorisation préalable.   Les utilisateurs ne sont pas autorisés à installer quoi que ce soit sur les murs ou sur d'autres surfaces.   Des frais de nettoyage et/ou de réparation peuvent être facturés si la direction de la bibliothèque le juge nécessaire.
• La bibliothèque demande des informations sur son formulaire de réservation pour les événements et les réunions, y compris les sujets de discussion et les informations sur le conférencier ou la présentation.  Toute modification de l'événement doit être communiquée immédiatement à la bibliothèque, qui se réserve le droit d'annuler la réservation si les changements entraînent une violation de la présente politique.  La bibliothèque peut demander à voir les autorisations et permis nécessaires, tels que les licences d'alcool et les droits de représentation publique.

Refus de service

La bibliothèque peut mettre fin à une réservation et refuser à un individu, un groupe ou une organisation le droit d'utiliser les espaces loués dans les conditions suivantes :

• La bibliothèque a connaissance d'une utilisation contraire à la loi ou à la politique de la bibliothèque.
• Fausse déclaration dans le formulaire de demande.
• Fausse représentation de l'événement en tant qu'événement ou partenariat de la bibliothèque.
• Risque de préjudice à une personne ou à un bien.
• La bibliothèque apprend que l'espace est destiné à servir de lieu régulier pour des activités commerciales ou que l'adresse de la bibliothèque est utilisée comme adresse commerciale.
• Le groupe a déjà fait un usage abusif des installations de la bibliothèque, a violé un contrat d'utilisation, n'a pas payé ou a des frais impayés lors d'une réservation antérieure.

Activités interdites

• La vente et/ou la consommation d'alcool sont interdites pendant les heures d'ouverture de la bibliothèque.
• Les jeux d'argent, les jeux de hasard, y compris le bingo et les loteries, sont interdits, sauf autorisation préalable de la direction de la bibliothèque.
• La prestation de services de santé directs.
• L'utilisation de flammes ouvertes ou la production de fumée et/ou d'odeurs provenant de la combustion de produits tels que l'encens ou les bougies.

Réservation de l'auditorium Rotary en dehors des heures d'ouverture

L'auditorium Rotary peut être réservé en dehors des heures d'ouverture de la bibliothèque.  Les conditions susmentionnées s'appliquent aux réservations en dehors des heures d'ouverture, en plus des conditions suivantes:

• Les locataires doivent être âgés d'au moins 18 ans pour les réservations en dehors des heures d'ouverture.
• Toutes les réservations doivent se terminer à minuit (y compris le temps de démontage).
• Une assurance responsabilité civile pour les événements spéciaux est exigée.  La preuve de l'assurance doit être fournie avant que la réservation ne soit approuvée.
• Si des boissons alcoolisées sont servies, le locataire est tenu d'obtenir une licence de vente de boissons alcoolisées pour événements spéciaux ou l'équivalent.
• Si la bibliothèque ferme pendant la journée pour des raisons météorologiques, d'entretien ou d'urgence, toutes les réservations pour ce jour-là seront annulées et seront remboursées ou reportées à la demande du locataire.
• Seuls les participants à un événement doivent être autorisés à entrer dans le bâtiment après les heures de fermeture.  Les utilisateurs seront responsables de tout problème résultant de l'entrée du grand public.
• La section principale de la bibliothèque sera bloquée et interdite d'accès.
• Un service de sécurité sera présent en dehors des heures d'ouverture pour surveiller la bibliothèque.  Le coût de ce service de sécurité sera inclus dans les frais de location.  Si la sécurité est requise pour l'événement lui-même, il y aura des frais supplémentaires.  La direction de la bibliothèque peut déterminer que la sécurité est nécessaire pour un événement avant d'approuver une demande de réservation.

Paiement et délais

• Les salles sont réservées pour une durée maximale de dix (10) jours. Les utilisateurs doivent signer le contrat dans les dix (10) jours suivant sa réception, à moins que d'autres dispositions ne soient prises. Les réservations seront automatiquement annulées si le contrat n'est pas signé dans le délai imparti.
• Sauf dispositions contraires, toutes les réservations sont limitées à un maximum de huit (8) heures continues par jour et doivent avoir lieu pendant les heures d'ouverture de la bibliothèque.
• Les utilisateurs qui occupent l'espace loué en dehors de l'heure de réservation prévue peuvent encourir des frais supplémentaires.
• Les salles de réunion seront gardées pendant 30 minutes après l'heure de réservation, après quoi la réservation de la salle sera annulée.
• Les annulations concernant les salles de réunion doivent être reçues deux (2) jours ouvrables à l'avance pour donner lieu à un remboursement. Les annulations concernant l'auditorium Rotary doivent être reçues dix (10) jours ouvrables à l'avance pour donner lieu à un remboursement. Les remboursements peuvent prendre jusqu'à six (6) semaines.

Responsabilité

Tous les utilisateurs acceptent d'indemniser et de dégager de toute responsabilité le Centre d'apprentissage de la bibliothèque de Charlottetown et le gouvernement de l'Île-du-Prince-Édouard, ainsi que ses employés, contre toute réclamation ou demande relative à des blessures corporelles (y compris le décès) ou à des dommages causés à une personne ou à des biens dans, sur ou autour des installations de la bibliothèque, ou de toute partie de celles-ci, lorsque ces blessures ou dommages sont causés en tout ou en partie par l'acte, la faute, la négligence ou l'omission d'agir de la part de l'utilisateur ou d'une partie sous le contrôle ou la supervision de l'utilisateur.  Tous les utilisateurs indemnisent et dégagent de toute responsabilité du Centre d'apprentissage de la bibliothèque de Charlottetown et le gouvernement de l'Île-du-Prince-Édouard de toute réclamation découlant d'une violation ou d'un manquement de la part de l'utilisateur ou de toute partie sous le contrôle ou la supervision de l'utilisateur, à adhérer aux obligations des termes et conditions de cet accord.

Demande de réexamen

Le contenu ou la manière d'exprimer des idées dans les espaces loués par la bibliothèque peut, à l'occasion, être considéré comme offensant par d'autres membres.  La bibliothèque reconnaît le droit de tout individu ou groupe de ne pas assister à un événement ou à une réunion dans un espace loué, mais ne donne à aucun individu ou groupe le droit de restreindre la liberté d'autres personnes d'exprimer leurs opinions ou leurs idées pendant la location de l'espace.  Les membres de la bibliothèque qui s'opposent à la location d'un espace spécifique seront orientés vers la politique de demande de réexamen.